Чек-лист Lincoln Company
Как организовать онлайн-ивент?
Онлайн-ивенты стали частью нашей жизни вынужденно и могут остаться навсегда. Теперь никуда не нужно ехать - все ваши любимые спикеры/артисты/креаторы вещают онлайн на расстоянии одного клика. Это оказалось круто, современно и невероятно удобно.

Но будет большим заблуждением считать что организация онлайн-ивента - это просто запущенная конференция в Zoom. Подготовка и реализация онлайн-ивента такая же многоступенчатая и серьезная, как и для офлайн-мероприятия. В этой статье мы собрали вводный чек-лист/памятку по организации онлайн-события для ивентщиков, маркетологов / PR-специалистов, HRD и топ-менеджеров.
Закажите онлайн-ивент в 3 шага
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Свяжитесь с нами удобным для Вас способом
Telegram WhatsApp Mail
1
Цели и формат мероприятия
На старте переговоров первые 3 вопроса, которые вы должны задать клиенту: Что нужно сделать? Как это нужно сделать? Какой у нас бюджет? Все они равнозначно важны и тесно взаимосвязаны, желательно ответить хотя бы на два из трех. Есть конечно и четвертый вопрос - сколько у нас на это времени? Но ивентщики обычно этот вопрос не задают, т.к. знают, что клиенту, как правило, нужно очень быстро, и, желательно, вчера.

Перед началом работы мы настоятельно советуем вам собрать максимально полный бриф, который поможет вам внутри команды согласовать ожидания от события. Из брифа вы должны безоговорочно понять - про что и зачем этот ивент, на кого он рассчитан и чего необходимо достичь в итоге. Тут нам важно решить конкретную бизнес-задачу.
Фото: Unsplash.com
Формат онлайн-мероприятия также оговаривается первым делом, будет ли это только онлайн, либо комбинированный формат онлайн+офлайн, в предзаписи или в прямом эфире. Мы часто рекомендуем делать предзапись мероприятия, заранее подготовить спикеров, снять, смонтировать их выступление на профессиональное оборудование и запустить в прямой эфир готовое выступление с уже наложенными спецэффектами. В таком варианте получается идеальная картинка и звук, исключаются технические неполадки на стороне спикеров, почти ТВ-формат.
2
Бюджет, концепция и планирование
Существует большое заблуждение, что онлайн-мероприятия стоят дешевле традиционных. Да, у вас нет затрат на перелеты, проживание спикеров, гостей, еду и пр., но из-за сложного технического оснащения, дорогой онлайн-платформы и дополнительных развлекательных / вовлекающих элементов организация онлайн-событие может стоить даже дороже традиционного.
Фото: Unsplash.com
Вашей команде (и вашему агентству) будет намного проще планировать концепцию, если вы с самого начала будете понимать примерный бюджет. Исходя из цели, бизнес-задач и бюджета можно составить примерную концепцию ивента. Иногда решением может быть не ивент, а другие инструменты маркетинга. Параллельно необходимо строить управленческие процессы - общий чат, календарь, чек-поинты, ответственные лица. Action plan поможет вам не сойти с ума в водовороте изменений, правок и внезапных сдвигов графиков. Ивент-менеджмент - это лишь 10% ивента и 90% менеджмента.
3
Сценарий мероприятия
Здесь как в театральной постановке: какими бы блестящими не были актеры, спектакль не сорвет овации зала, если сценарий написан плохо. Обязательно найдите время и напишите с командой сценарный план мероприятия - чем детальнее он будет проработан и расписан по ролям, тем четче и качественнее пройдет мероприятие. Что касается онлайн-ивентов, мы также обязательно составляем технический сценарий с режиссером/ПТС-менеджером, вплоть до указания времени выведения на экран той или иной заставки/плашки, заранее договариваемся о том, что нужно сделать в случае технических неполадок - например, на запасном устройстве у нас всегда под рукой заставка или проморолик мероприятия для временной заставки в прямом эфире.
Фото: Unsplash.com
4
Техническая подготовка локации
Если в традиционных офлайн-ивентах мы выбираем локацию под формат и количество участников события, а также отдаем предпочтение интерьеру и инфраструктуре площадки, качеству еды и сервиса, то в организации онлайн-ивентов для нас важнее техническая сторона: скорость и стабильность интернет-соединения (в идеале - от 100 Мбит на каждый канал), качество картинки в кадре, свет и возможности для съемки. Мы всегда держим наготове wifi-роутеры запасного интернет-провайдера на случай форс-мажора, ставим на все стримы запасные компьютеры для контроля и записи, отдельных технического менеджера стрима и комьюнити-менеджера.

Особое внимание нужно уделить удаленным спикерам - их интернет-соединение всегда нестабильно, поэтому важно провести тестовые проверки. Технические проблемы на стороне удаленных спикеров в live-формате решить практически невозможно.
Фото: Unsplash.com
В онлайн-формате относительно легко организовать генеральную репетицию / прогон. Как говорится, лучшая импровизация - всегда отрепетированная импровизация. Зачастую именно на генеральном прогоне приходят какие-то финальные правки, и вы должны быть готовы к ним, чтобы успеть адаптироваться и еще что-то поправить.
5
Продвижение ивента и работа с аудиторией
Вовлечение и продажи в целом стандартные - диджитальная воронка, рекламные ролики и вижуалы, CRM-система, система регистрации и оповещения / напоминания, техническая поддержка. Тут важно воспользоваться преимуществом онлайн-ивентов - возможностью участия из любой точки мира. Ивенты, которые раньше собирали 100+ сейчас могут получить 1000+ онлайн за тот же бюджет. Хотя, конечные конверсии могут совпадать, нужно планировать заранее.

Онлайн-среда невероятно конкурентна, внимание удержать тяжело. Явка на бесплатный онлайн-ивент с хорошим маркетингом и вовлечением - около 40%. Для набора воронки очень важно использовать разные инструменты - рекламу в соцсетях, статьи в СМИ, посты в пабликах, работа с блогерами и другие инструменты и спецпроекты в зависимости от формата / задачи.

Когда участники уже зашли на онлайн-ивент - важно удержать внимание. В среднем зрители "живут" на онлайн-ивенте до 40 минут. Смена кадров, вовлекающие активности, опросы и конкурсы, работа в чате - все это нужно для удержания аудитории.
Фото: Unsplash.com
6
После ивента
Прямой эфир закончился, но для ивент-команды - это еще не конец. Помимо подведения итогов мероприятия, оценки результата и эффективности проделанной работы, подсчета конверсии и количества участников, предстоит еще работа по отчетным видео и постпиарной кампании. Мы всегда после мероприятия проводим несколько отчетных встреч с командой и клиентом, анализируем сам проект с точки зрения организации и рекомендации для следующих мероприятий.
Фото: Unsplash.com
Кейсы Lincoln Company
Собрали для вас наши кейсы, которые мы реализовали по этому гайдлайну
Презентация инициативы Spotlight
Онлайн-событие для ООН в Казахстане (UN Women)

Что мы сделали:
Предзаписали спикеров, разработали виртуальный фон, сняли все на хромакее, потом свели все выступления и выпустили в прямой эфир для 200+ представителей дипломатического корпуса и журналистов
Смотреть
Презентация BI Group
Сопровождение онлайн-презентации супер приложения BIG APP

Что мы сделали:
Разработали веб-сайт, запланировали и запустили рекламу, систему регистрации и оповещения для 25 000+ пользователей, а также сделали копирайтинг и провели работу с блогерами
Презентация Koktobe City от Kusto Home
Создание онлайн-презентации и рекламной кампании новой очереди ЖК Koktobe City

Что мы сделали:
Провели онлайн-презентацию и предпродажу квартир новой очереди ЖК для 500-1000 потенциальных покупателей 429 квартир. Запустили таргетированную рекламу и охватные кампании. Создали посадочную страницу с описанием новой очереди, всеми отрисованными планировками, возможностью бронирования квартир и 3D виртуальными турам по квартирам. Придумали и реализовали спецпроекты в СМИ и лидерами мнений. Отсняли, срежиссировали, смонтировали с любимой продакшн-студией всю презентацию, включая отзывы жильцов прошлых очередей, музыкальный live-концерт и розыгрыш призов.
Смотреть
Зимняя цикловая конференция для SANTO
4-дневное цикловое мероприятие для 500+ сотрудников из Казахстана, Кыргызстана и Узбекистана.

Что мы сделали:
Администрирование и стрим в прямом эфире генеральных и параллельных сессий (до 8 сессий одновременно) в нескольких локациях с предварительной предзаписью некоторых активностей. Настройка системы напоминаний в чатах участников, создание системы техподдержки и подсчета баллов, которые сотрудники-участники зарабатывали в ходе цикловой конференции.
Смотреть
Серия вебинаров Суда МФЦА и МАЦ 2020: новые возможности во время и после COVID-19
30+ регулярных вебинаров и онлайн-курсов для юристов, 2000+ участников

Что мы сделали:
Подготовка и дизайн промоматериалов для продвижения программы вебинаров и онлайн-курсов и привлечения участников, организация системы регистрации и оповещения участников, техническая организация и модерация вебинаров на платформе Zoom Webinars, подготовка и монтаж записи каждого вебинара и онлайн-курса, работа с зарегистрированными участниками в социальных сетях и мессенджера, регулярное оповещение о планируемых вебинарах и курсах, проведение опросов, продвижение планируемых вебинаров и курсов, построение конверсии с целью привлечения участников к дальнейшему использованию услуг заказчика и обращению за консультацией.
Смотреть
Виртуальная выставка и онлайн-конференция VOGEC 2020
Международная нефтегазовая виртуальная выставка и конференция

Что мы сделали:
Было разработано инновационное приложение для десктопа и смартфонов, проведена PR-кампания, включающая более 10 материалов в профильных изданиях, и таргетированная реклама в Instagram и Facebook. Участие в выставке и конференции приняли 500+ крупнейших представителей нефтегазовых и нефтесервисных компаний
Подробнее